Regulamin
Udostępniania Sal Konferencyjnych

§ 1 Postanowienia ogólne

1.1. Niniejszy Regulamin określa zasady odpłatnego udostępniania i użytkowania Sal konferencyjnych oraz Pomieszczeń wspólnych, do których tytuł prawny umożliwiający ich wynajmowanie posiada Tutore Poland sp. z o.o.
1.2. Niniejszy Regulamin stanowi załącznik do Umowy najmu zawieranej między Wynajmującym a Organizatorem.
1.3. Regulamin obowiązuje Organizatorów i Uczestników Wydarzeń.
1.4. Udostępnienie powierzchni Sal konferencyjnych i Pomieszczeń wspólnych może nastąpić tylko w celu zorganizowania Wydarzenia.
1.5. Organizator nie ma prawa do wynajmowania, użyczania lub udostępniania powierzchni Sal konferencyjnych i Pomieszczeń wspólnych osobom trzecim bez pisemnej zgody Wynajmującego.
1.6. Wynajmujący nie ponosi odpowiedzialności za jakość i treść wykorzystywanych podczas Wydarzenia materiałów.

§ 2 Definicje

2.1. Użyte w niniejszym Regulaminie pojęcia oznaczają:

2.1.1. Wynajmujący/Tutore – Tutore Poland sp. z o.o. z siedzibą w Łodzi, ul. Wróblewskiego 19A, 93-578 Łódź, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000670834, REGON: 366891567, NIP: 7272812193, sąd rejestrowy: Sąd Rejonowy dla Łodzi-Śródmieścia w Łodzi, XX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, kapitał zakładowy 3 329 200 zł, świadczący usługi wynajmu Sal konferencyjnych, lub Usługi dodatkowe;
2.1.2. Sale konferencyjne – sale konferencyjne znajdujące się w dyspozycji Wynajmującego;
2.1.3. Pomieszczenia wspólne – powierzchnie wspólne niezbędne do korzystania z Sal konferencyjnych takie jak korytarze, klatki schodowe, winda, toalety i pomieszczenia kuchenne;
2.1.4. Regulamin – niniejszy Regulamin, określający zasady korzystania z udostępnianych powierzchni Sal konferencyjnych oraz Pomieszczeń wspólnych;
2.1.5. Wydarzenie – każde zdarzenie organizowane przez Organizatora, takie jak szkolenie, konferencja, warsztaty, prezentacje, imprezy okolicznościowe, eventy lub inne tego typu spotkania pod warunkiem, iż jego realizacja jest dopuszczalna przez powszechnie obowiązujące przepisy prawa Rzeczypospolitej Polskiej i jest dopuszczalna przez postanowienia niniejszego Regulaminu;
2.1.6. Organizator – podmiot zamierzający zorganizować Wydarzenie w Sali konferencyjnej, strona Umowy najmu;
2.1.7. Uczestnik – osoba wskazana przez Organizatora, biorąca udział w Wydarzeniu;
2.1.8. Umowa najmu – umowa zawierana między Wynajmującym a Organizatorem, której przedmiotem jest najem Sali konferencyjnej w związku z organizacją Wydarzenia;
2.1.9. Usługi dodatkowe – dodatkowe Usługi świadczone przez Wynajmującego, takie jak bufet kawowy.

§ 3 Zasady rezerwacji Sal konferencyjnych

3.1. Oferta wynajmu Sal konferencyjnych wraz z opisem podstawowego wyposażenia dostępna jest u upoważnionego przedstawiciela Wynajmującego. Organizator zobowiązany jest rozpoznać i zakomunikować swoje potrzeby w zakresie wyposażenia Sali konferencyjnej, w szczególności podać, czy zainteresowany jest wynajmem Sali ze sprzętem multimedialnym.
3.2. Zgłoszenie rezerwacji Sali konferencyjnej i ewentualne zamówienie Usług dodatkowych może być dokonywane:
3.2.1. telefonicznie;
3.2.2. drogą mailową;
3.2.3. osobiście.
3.3. Szczegółowe dane adresowe dostępne są na stronie internetowej: https://www.profi-lingua.pl w zakładce dotyczącej poszczególnych lokalizacji.
3.4. Potwierdzenie rezerwacji Sali konferencyjnej i przyjęcia zamówienia na ewentualne Usługi dodatkowe dokonywane jest przez Wynajmującego w ciągu 24 godzin od daty zgłoszenia rezerwacji, za pomocą poczty elektronicznej na adres podany przez Organizatora. Wynajmujący zastrzega sobie prawo odmowy przyjęcia rezerwacji w przypadku braku wolnych terminów.
3.5. Po potwierdzeniu rezerwacji, Organizator zobowiązuje się do podpisania Umowy najmu na warunkach wskazanych w pkt. 4 poniżej.
3.6. Wynajmujący nie pobiera od Organizatora z tytułu rezerwacji żadnych dodatkowych opłat.
3.7. Rezerwacja ważna jest do dnia rozpoczęcia wynajmu, lub do odwołania przez Stronę.
3.8. Wynajmujący zastrzega sobie prawo do odwołania rezerwacji w każdym czasie.
3.9. Organizator może odwołać rezerwację najpóźniej na 24 godziny przed rozpoczęciem wynajmu.
3.10. W przypadku nie zgłoszenia przez Organizatora rezygnacji lub odwołania rezerwacji później niż na 24 godziny przed terminem wynajmu wskazanym w rezerwacji, Wynajmujący zastrzega sobie możliwość obciążenia Organizatora uzasadnionymi kosztami, które poniósł w związku z przygotowaniem Sali do wynajmu, lub też kosztami przygotowania Usług dodatkowych.

§ 4 Zasady najmu Sal konferencyjnych

4.1. Umowa najmu winna być zawarta przez Strony najpóźniej w dniu rozpoczęcia Wydarzenia, przy czym termin jej podpisania powinien być jak najkrótszy od momentu potwierdzenia rezerwacji, o którym mowa w pkt. 3.4 powyżej.
4.2. Wynajęcie Sali konferencyjnej jest odpłatne. Czynsz najmu ustalany jest zgodnie z Cennikiem Wynajmującego, dostępnym na stronie internetowej ________________.
4.3. Wynajmujący oświadcza, że w skład czynszu najmu wchodzi: opłata za korzystanie z Sali konferencyjnej wraz z podstawowym wyposażeniem, koszty mediów, koszty korzystania z Pomieszczeń wspólnych.
4.4. Wynajmujący zastrzega sobie prawo do udzielania indywidualnych rabatów dotyczących czynszu najmu na wniosek Organizatora.
4.5. Sala konferencyjna może być udostępniona na potrzeby Organizatora przez:
4.5.1. upoważnionego przedstawiciela Wynajmującego;
4.5.2. wydanie Organizatorowi kluczy do Sali konferencyjnej.
4.6. Sposób udostępnienia Organizatorowi Sali jest zależny od możliwości organizacyjnych Wynajmującego i jest każdorazowo uzgadniany indywidualnie.
4.7. Wynajmujący udostępnia Organizatorowi Salę lub wydaje Organizatorowi klucze do Sali na 15 minut przed rozpoczęciem Wydarzenia. Za ten czas Wynajmujący nie pobiera dodatkowej opłaty.
4.8. Sala lub klucze do Sali powinny zostać zwrócone przez Organizatora niezwłocznie, nie później niż 15 minut po zakończeniu Wydarzenia. Za ten czas Wynajmujący nie będzie pobierać dodatkowej opłaty.
4.9. Sala konferencyjna zostaje przekazana Organizatorowi na podstawie protokołu zdawczo odbiorczego podpisanego przez obie Strony.
4.10. Zwrot Sali konferencyjnej powinien nastąpić na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego podpisanego przez Strony bezpośrednio po zakończeniu najmu, w sposób umożliwiający przeprowadzenie wspólnych oględzin stanu Sali i jej wyposażenia przez Organizatora oraz Wynajmującego.
4.11. W przypadku przekroczenia czasu najmu, Wynajmujący uprawniony jest do naliczania dodatkowej opłaty za każdą rozpoczętą dodatkową godzinę najmu, według Cennika Wynajmującego.

§ 5 Warunki płatności

5.1. Faktura VAT jest wystawiana przez Wynajmującego po zakończeniu najmu.
5.2. Płatność winna być dokonana w dniu zawarcia Umowy najmu, nie później jednak niż w dniu rozpoczęcia najmu wedle wyboru Organizatora:

5.2.1. gotówką w kasie Wynajmującego;
5.2.2. bezgotówkowo za pośrednictwem elektronicznych środków płatności udostępnianych przez Wynajmującego.

§ 6 Usługi dodatkowe

6.1. Organizator może zamówić u Wynajmującego Usługi dodatkowe. Oferta Usług dodatkowych dostępna jest u upoważnionego przedstawiciela Wynajmującego.
6.2. Wszelkie Usługi dodatkowe rozliczane są na podstawie stawek wynikających z Cennika Usług dodatkowych dostępnego pod adresem: __________________.
6.3. Niezależnie od powyższego, Organizator ma prawo do zamawiania we własnym zakresie usług niezbędnych do właściwej organizacji Wydarzenia w postaci cateringu, po uzyskaniu zgody Wynajmującego wyrażonej w formie ustnej lub dokumentowej.
6.4. Organizator zobowiązany jest do przekazania Wynajmującemu danych kontaktowych podmiotów świadczących na jego rzecz usługi, o których mowa w pkt. 6.3 powyżej.
6.5. Za szkody związane z działalnością podmiotów, o których mowa w ustępie poprzedzającym, Organizator odpowiada jak za działania własne.

§ 7 Obowiązki Organizatora i Uczestników Wydarzenia

7.1. Organizator i każdy Uczestnik są zobowiązani do:

7.1.1. korzystania z Sal konferencyjnych oraz Pomieszczeń wspólnych zgodnie z ich przeznaczeniem;
7.1.2. przestrzegania przepisów prawa powszechnie obowiązującego na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (zwłaszcza przepisów przeciwpożarowych i bhp) oraz przestrzegania postanowień niniejszego Regulaminu;
7.1.3. zachowania zasad bezpieczeństwa i higieny w trakcie korzystania z Sal konferencyjnych i Pomieszczeń wspólnych;
7.1.4. utrzymywania porządku i czystości w trakcie trwania Wydarzenia we wszystkich wynajmowanych przy ich udziale Salach konferencyjnych i Pomieszczeniach wspólnych;
7.1.5. wyegzekwowania od ewentualnych podmiotów świadczących na rzecz Organizatora usługi dodatkowe sprzątnięcia Sali konferencyjnej oraz Pomieszczeń wspólnych, lub sprzątnięcia tych pomieszczeń we własnym zakresie przez Organizatora (dotyczy w szczególności działalności podmiotów oferujących usługi cateringowe);
7.1.6. dbałości o wyposażenie najętej Sali konferencyjnej i Pomieszczeń wspólnych;
7.1.7. przestrzegania zakazu palenia wewnątrz budynku;
7.1.8. przestrzegania zakazu przypinania lub przyklejania czegokolwiek do ścian wynajmowanych powierzchni;
7.1.9. usunięcia wszystkich wniesionych do Sali konferencyjnej i Pomieszczeń wspólnych materiałów szkoleniowych, promocyjno-informacyjnych i im podobnych po zakończeniu Wydarzenia;
7.1.10. pozostawienia Sali konferencyjnej po Wydarzeniu w takim stanie, w jakim została mu przekazana.

§ 8 Odpowiedzialność

8.1. Organizator ponosi odpowiedzialność wobec Wynajmującego za wszelkie szkody i straty wynikłe z niewłaściwego korzystania z najętej Sali konferencyjnej i Pomieszczeń dodatkowych, w tym w szczególności za zniszczenie, uszkodzenie lub kradzież wyposażenia należącego do Wynajmującego. Odpowiedzialność taką może również ponosić Uczestnik w związku jego działaniem/zaniechaniem.
8.2. Odpowiedzialność za wszelkie szkody osobowe i rzeczowe powstałe w związku z Wydarzeniem ponosi Organizator (w szczególności dotyczy to utraty, kradzieży, ubytku uszkodzenia lub zniszczenia sprzętu lub innych przedmiotów należących do Wynajmującego, Organizatora lub innego Uczestnika Wydarzenia). Odpowiedzialność taką może również ponosić Uczestnik w związku jego działaniem/zaniechaniem.
8.3. Za szkody związane z działalnością podmiotów świadczących usługi dodatkowe, działających na zlecenie Organizatora, Organizator odpowiada jak za własne działania.
8.4. W przypadku stwierdzenia szkody lub straty wynikłej z niewłaściwego korzystania z Sali konferencyjnej i/lub Pomieszczeń wspólnych, Wynajmujący sporządzi dokumentację uszkodzenia wraz z kosztorysem napraw/odtworzenia. Organizator zobowiązuje się do pokrycia w całości kosztów napraw/odtworzenia w terminie 14 dni od daty doręczenia wezwania w tej sprawie. Odpowiedzialność taką może również ponosić Uczestnik w związku jego działaniem/zaniechaniem.
8.5. Wynajmujący nie ponosi odpowiedzialności względem Organizatora i Uczestnika, za bezpieczeństwo Uczestników Wydarzenia oraz za bezpieczeństwo i integralność jakichkolwiek rzeczy ruchomych, które znajdą się na terenie wynajmowanej powierzchni i ewentualnie Miejsc parkingowych (w szczególności: samochodów, pieniędzy, dokumentów, kosztowności, odzieży, sprzętu elektronicznego – zwłaszcza informatycznego i telekomunikacyjnego oraz oprogramowania).

§ 9 Dane osobowe

9.1. Wynajmujący przetwarza dane osobowe Organizatorów na podstawie obowiązujących przepisów prawa. Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych przez Wynajmującego stanowi załącznik nr 2 do Umowy najmu.

§ 10 Postanowienia o charakterze porządkowym

10.1. Na terenie wynajmowanych powierzchni, w tym Sal konferencyjnych obowiązuje całkowity zakaz palenia.
10.2. Wszelkie działania podejmowane na terenie na terenie wynajmowanych Sal konferencyjnych i Pomieszczeń dodatkowych związane z organizacją Wydarzenia (np. montaż, demontaż urządzeń służących organizacji Wydarzenia – np. standów i punktów informacyjno-promocyjnych, dodatkowego oświetlenia i nagłośnienia, elementów wystroju lub wyposażenia itp.) mogą być podjęte wyłącznie po uprzedniej konsultacji z upoważnionym przedstawicielem Wynajmującego.
10.3. Niedopuszczalna jest zmiana wystroju Sal konferencyjnych, w szczególności układu mebli, lub urządzeń audiowizualnych bez uprzedniej konsultacji z upoważnionym przedstawicielem Wynajmującego.
10.4. Organizator powinien zgłosić Wynajmującemu listę osób odpowiedzialnych za Organizację Wydarzenia z jego strony wraz z danymi kontaktowymi przed rozpoczęciem Wydarzenia.
10.5. Wynajmujący zastrzega sobie prawo odmowy udostępnienia Sali konferencyjnej, jeżeli charakter organizowanego Wydarzenia jest sprzeczny z przepisami prawa lub w sposób negatywny może wpłynąć na wizerunek Wynajmującego.
10.6. Wynajmujący zastrzega sobie prawo odmowy udostępnienia Sali konferencyjnej podmiotowi, który wcześniej dopuścił się naruszeń postanowień niniejszego Regulaminu.
10.7. Organizator lub Uczestnik zobowiązani są do natychmiastowego poinformowania Wynajmującego o każdym zauważonym przypadku naruszenia niniejszego Regulaminu, zaistnieniu jakiejkolwiek sytuacji mogącej skutkować powstaniem niebezpieczeństwa lub zagrożenia dla osób lub mienia, powstania szkody lub straty, kradzieży lub innej sytuacji mogącej mieć negatywny wpływ na funkcjonowanie powierzchni wynajmowanych.

§ 11 Postanowienia końcowe

11.1. Niniejszy Regulamin jest dostępny dla wszystkich zainteresowanych (a w szczególności dla Organizatorów i Uczestników) nieodpłatnie na stronie internetowej: ________________ w taki sposób, że możliwe jest jego wydrukowanie, zapisanie na nośniku lub pobranie w każdej chwili. Niezależnie od powyższego, Wynajmujący udostępnia Regulamin w miejscach przeznaczonych do wynajmu Sal konferencyjnych.
11.2. Wynajmujący zastrzega sobie możliwość zmiany postanowień Regulaminu. W przypadku dokonania zmian w Regulaminie, Wynajmujący udostępni tekst jednolity Regulaminu poprzez publikację na stronie internetowej: ________________.
11.3. Wszelkie zmiany Regulaminu wchodzą w życie w terminie wskazanym przez Wynajmującego, nie krótszym niż 14 dni od daty udostępnienia ich na stronie internetowej: ________________.
11.4. Wynajem Sali konferencyjnej dokonany przed datą wejścia w życie zmian do Regulaminu jest obsługiwany na podstawie postanowień obowiązujących w dniu podpisania Umowy najmu.
11.5. W sprawach nieuregulowanych w Regulaminie stosuje się prawo polskie, a w szczególności Kodeks cywilny.
11.6. Niniejszy Regulamin obowiązuje od dnia ________________.