Logujesz się na pocztę e-mail z zamiarem napisania kilku formalnych wiadomości. O czym lepiej pamiętać i czego unikać, aby nie popełnić faux pas? Przeczytaj dzisiejszy artykuł i poznaj ogólne zasady, jakimi powinieneś się kierować przy oficjalnej korespondencji.
1. Trzymaj styl
Kiedy zwracasz się do osoby wyższej rangą, bądź spójny i rzeczowy. To nie miejsce i czas na zabawne anegdotki czy dygresje. Nawet jeśli tworzysz krótką wiadomość, mail musi brzmieć profesjonalnie. Dlatego pisz pełnymi zdaniami i nie mieszaj stylu formalnego z nieformalnym.
Mail powinien składać się z niezbędnych elementów, takich jak:
l’objet – temat maila
la formule d’adresse – zwrot powitalny
le contenu – treść maila
la formule de politesse – zwrot pożegnalny
la signature – podpis.
Pamiętaj o pisowni dużą literą. Bądź uprzejmy, ale nie spoufalaj się. Samo bonjour sprawi wrażenie obcesowego, a umieszczone na końcu bisous jest stanowczo zabronione i powinno być zastąpione czymś odpowiednim, jak np. respectueusement.
2. Wybierz osobę
Oficjalny e-mail ma być zwięzły, ale bez przesady. Wykonaj mały research i dowiedz się więcej na temat osoby, do której kierujesz maila. Pamiętaj też, że przecinki na końcu zwrotów grzecznościowych to celowy zabieg. Nie myl ich z wykrzyknikami, typowymi dla korespondencji w języku polskim.
Jeśli znasz nazwisko lub tytuł zawodowy adresata, zawrzyj je w powitaniu, co dla przykładu zilustrowaliśmy poniżej. Kiedy nie masz konkretnych danych, używaj form pan, pani w zależności od płci. Jeżeli nie wiadomo, kto jest odbiorcą (kobieta czy mężczyzna), używaj ostatniej z poniższych opcji:
Madame Debon, – Szanowna Pani (znane nazwisko)
Monsieur le Directeur, – Szanowny Panie Dyrektorze
Monsieur, – Szanowny Panie
Madame, – Szanowna Pani
Madame, Monsieur, - Szanowni Państwo.
3. Określ temat
Dzięki temu adresat nie musi zachodzić w głowę, co masz na myśli i nie pomyli Twojej wiadomości ze zwykłym spamem. Objet powinien krótko sygnalizować cel wiadomości. Może chodzić o prośbę, anulowanie spotkania czy udzielenie informacji. Cokolwiek to jest, właściwe słowo i krótkie dopowiedzenie powinny w zupełności wystarczyć. Przykładowo:
Demande de renseignements pour créer un blog – Prośba o udzielenie informacji na temat zakładania bloga.
4. Bądź konkretny
Nie poruszaj kilku wątków naraz i oszczędź odbiorcy rozwlekłych wstępów. Przedstaw pokrótce powód, dla którego piszesz lub grzecznie się przypomnij. Jeżeli miało miejsce wcześniejsze spotkanie i ma ono związek z treścią maila, zrób nawiązanie. Przykład poniżej:
À la suite de notre conversation téléphonique, … – Nawiązując do naszej rozmowy telefonicznej ...
5. Zadbaj o detale
Klik i gotowe, lecz czy nie zapomniałeś o czymś istotnym? Internet sporo ułatwia, ale nie gwarantuje nieomylności. Upewnij się, że dołączyłeś właściwy dokument, jeśli wcześniej o nim wspominasz i wyjaśnij, co się w nim znajduje. Dajmy na to:
Veuillez trouver ci-joint mon dossier de candidature pour le poste de… – W załączniku znajdziecie Państwo moje dokumenty aplikacyjne na stanowisko…
Chcesz dowiedzieć się więcej? Opanuj francuski w profesjonalnej, bezstresowej atmosferze. Przekonaj się, że nauka w ProfiLingua to właściwa decyzja. Wystarczy, że wypełnisz niniejszy formularz, a my znajdziemy kursy najlepsze dla Ciebie.
Czy chcesz, abyśmy skontaktowali się z Tobą w celu zaproponowania Ci odpowiedniego kursu? Wypełnij poniższy formularz:
